Gentile Signore/a,
la Società TIV Valves S.r.l., in qualità di Titolare del trattamento (di seguito anche "Società" o "Titolare"), desidera informarLa relativamente alle finalità e modalità di trattamento dei dati personali da Lei forniti attraverso la piattaforma di gestione delle segnalazioni di illeciti (di seguito “whistleblowing”) della Società.
La presente informativa Le permette di conoscere la natura dei dati personali di Sua pertinenza, le finalità e le modalità di trattamento, gli eventuali destinatari degli stessi nonché i diritti che Le vengono riconosciuti.
Dati personali: Le categorie di dati oggetto del trattamento sono dati personali comuni di contatto, di natura professionale o corrispondenti ad altri elementi di identificazione personale conferiti dal segnalante riguardo lui stesso o relativi a terzi. Le informazioni personali possono essere contenute nelle segnalazioni e negli eventuali documenti alle stesse allegati, nonché i dati se del caso acquisiti in sede di istruttoria dall’organismo preposto.
Poiché le sospette violazioni possono essere segnalate anche in forma anonima, i soggetti che le trasmettono non sono tenuti a rendere noti i propri dati personali.
Categorie particolari di dati e dati relativi a reati: Nell’ambito della gestione della segnalazione, la Società potrebbe trattare alcune categorie particolari di dati personali forniti sulla piattaforma di segnalazione whistleblowing, ossia dati che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona oppure dati relativi a reati.
- Finalità d’uso dei dati e fondamento di legittimità
I dati forniti dal segnalante vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti. Le segnalazioni riguardano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato in un contesto lavorativo pubblico o privato.
Di seguito, le finalità del trattamento con la relativa base giuridica:
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FINALITA’ DEL TRATTAMENTO |
BASE GIURIDICA |
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Adempiere un obbligo legale. D. Lgs 24/2023. Art 6 par 1 c) GDPR. |
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Esecuzione di un contratto. Art 6 par 1 b) GDPR. |
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Interesse legittimo Art 6 par 1 f) GDPR. |
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Consenso del segnalante Art. 6 par 1 a) GDPR. |
In aggiunta, i predetti dati sono utilizzati per compiere tutte le attività a queste strumentali e accessorie e comunque necessarie al perseguimento delle finalità.
Nel corso dell’esame della segnalazione, non si può escludere che le persone e organismi preposti ricevano informazioni contenenti dati identificativi, dati professionali, oppure altre categorie di dati personali che saranno in ogni caso trattate ai sensi della presente informativa.
In relazione alle indicate finalità, il trattamento sarà effettuato sia con strumenti manuali che informatici nel rispetto delle norme in vigore e dei principi di correttezza, liceità, trasparenza, pertinenza, completezza, esattezza e con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità perseguite e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati trattati, ai sensi dall’art. 32 del GDPR 2016/679. Le misure di sicurezza includono, tra l’altro, la crittografia delle comunicazioni.
I dati personali saranno oggetto di trattamento esclusivamente da parte del personale preposto alla gestione delle segnalazioni o dal personale che ne abbia necessità per la mansione svolta o in virtù della posizione gerarchica ricoperta nell'ambito dell’unità organizzativa competente alla gestione delle segnalazioni. I soggetti autorizzati agiranno sotto vincolo di riservatezza, adottando appropriate misure di sicurezza.
Gli eventuali dati personali identificativi del segnalante sono conservati separatamente dalle segnalazioni da quest’ultimo effettuate, in modo da garantire l’anonimato. L’associazione dell’identità del segnalante alla segnalazione può, infatti, essere effettuata esclusivamente dal personale preposto alla gestione delle segnalazioni. Inoltre, il segnalante ottiene un codice identificativo univoco che garantisce il suo anonimato per “dialogare” con il responsabile della gestione della segnalazione in modo spersonalizzato e per essere costantemente informato sullo stato di lavorazione della segnalazione inviata.
La Società raccoglie i dati personali attraverso la piattaforma di segnalazione degli illeciti e li elabora, sia direttamente, in veste di Titolare, sia avvalendosi dell’opera di altri soggetti, opportunamente designati e istruiti all’uopo, che agiranno in veste di Autorizzati al trattamento nonché da imprese esterne che svolgono per conto della Società servizi di varia natura anche in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR (ad esempio, le società che forniscono servizi informatici o servizi legali) solo per le finalità descritte nella presente informativa.
Alcune informazioni potrebbero essere comunicate a titolari autonomi del trattamento, quali enti pubblici o studi legali esclusivamente al ricorrere dei presupposti di legge.
La lista dei responsabili del trattamento potrà essere fornita su richiesta contattando il titolare secondo le modalità indicate nella sezione “1. Contatti”.
Il conferimento dei dati personali è obbligatorio per lo svolgimento delle attività previste nel precedente paragrafo “Finalità d’uso dei dati e fondamento di legittimità” e l'eventuale rifiuto al conferimento degli stessi comporterà l'impossibilità di eseguire e gestire regolarmente la Sua segnalazione. Tuttavia, può decidere di mantenere l’anonimato all’atto di deposito della Sua segnalazione.
- Consenso
Il consenso del segnalante non è richiesto per la gestione della segnalazione e di eventuali procedimenti disciplinari o esercizi in giudizio; perciò, la segnalazione verrà gestita secondo le norme di legge e le procedure aziendali.
La informiamo che il consenso è revocabile in qualsiasi momento seguendo le modalità indicate al paragrafo “Esercizio dei diritti”. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sullo stesso prima della revoca.
I dati non saranno oggetto di diffusione a soggetti indeterminati.
I Dati sono conservati e comunque trattati all’interno dell’Unione Europea. Nell’ambito delle finalità sopra indicate, i predetti dati personali non saranno trasferiti in paesi extra UE.
- Periodo di conservazione dei dati
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.
In ogni momento Lei potrà ottenere dal Titolare del trattamento, ricorrendone i presupposti, l'accesso ai dati personali che la riguardano, la loro rettifica, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento (artt.15 e ss. GDPR). Potrà altresì revocare il proprio consenso in qualsiasi momento.
L'apposita istanza va indirizzata ai punti di contatto indicati nella sezione “1. Contatti”, preferibilmente inserendo nell’oggetto della comunicazione la dicitura “Richiesta esercizio diritti privacy”.
Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferibili così effettuato avvenga in violazione di quanto previsto dalla disciplina in materia di protezione dei dati personali hanno il diritto di proporre reclamo al Garante ex art. 77 GDPR (https://www.garanteprivacy.it/reclamo) o ricorso dinanzi all’autorità giudiziaria (art. 79 del GDPR e art. 140-bis, D. Lgs. 196/2003 – Codice della privacy).
